Ewakuacja zbiorów to kluczowy element ochrony muzeów zarówno w razie katastrofy naturalnej bądź pożaru, jak i zagrożenia terrorystycznego czy wojennego. Warto zacząć działać z wyprzedzeniem, bo gdy o losie bezcennych eksponatów decydują minuty, każdy szczegół ma znaczenie i musi być dopracowany.

Co rozumieć przez ewakuację zbiorów?

Przez ewakuację zbiorów należy rozumieć nagłe i nieplanowane przemieszczenie eksponatów z uwagi na ich bezpieczeństwo, w celu wykluczenia lub zminimalizowania strat powstałych na skutek nieprzewidzianego zdarzenia. Można wyróżnić dwa rodzaje ewakuacji zbiorów: ratowniczą i prewencyjną.

Z ewakuacją ratowniczą mamy do czynienia wówczas, gdy muzeum zagraża nagłe zdarzenie np. takie jak: pożar, trzęsienie ziemi, atak terrorystyczny itd. W takich realiach ewakuacja polega na szybkim opuszczeniu terenu zagrożenia przez osoby znajdujące się w strefie ryzyka oraz jeżeli to możliwe, na natychmiastowym przesunięciu najcenniejszych muzealiów w bezpieczne miejsce i powiadomieniu osób według kolejności z listy zadaniowej.

Ewakuacja prewencyjna natomiast zachodzi, gdy zagrożenie już wystąpiło, a zniszczenie lub uszkodzenie zbiorów może nastąpić wskutek długiego czasu oddziaływania tego zdarzenia. Należy podkreślić, że ewakuacja ta odbywa się w sytuacji, gdy nie ma bezpośredniego zagrożenia dla życia ludzkiego. Zapisy rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 2 września 2014 r. w sprawie zabezpieczania zbiorów muzeum przed pożarem, kradzieżą i innym niebezpieczeństwem grożącym ich zniszczeniem lub utratą (Dz. U. poz. 1240) obligują muzea do sporządzenia instrukcji przygotowania zbiorów do ewakuacji.

Prosty harmonogram ewakuacyjny – od awarii do akcji

1. Rozpoznanie zagrożenia

Proces ewakuacji rozpoczyna się od rozpoznania potencjalnego zagrożenia. Może to być alarm przeciwpożarowy, ostrzeżenie od służb ratunkowych (np. o zbliżającej się powodzi), wykrycie próby włamania lub zalecenia wojewódzkiego konserwatora zabytków. Kluczowe jest, aby personel muzeum wiedział, kto podejmuje decyzję o rozpoczęciu ewakuacji i jakie sygnały ją uruchamiają.

2. Analiza listy priorytetów

Z chwilą ogłoszenia decyzji o ewakuacji, zespół sięga po wcześniej przygotowaną listę ewakuacyjną, która określa najcenniejsze, najbardziej wrażliwe i wymagające natychmiastowej ochrony eksponaty. Kolejność działań nie jest ustalana na podstawie przypadkowego wyboru, lecz konkretnych kryteriów: wartości historycznej, podatności na zniszczenia, a także łatwości transportu.

3. Szybkie działanie – spakowanie, zabezpieczenie, ewakuacja

Eksponaty, które znalazły się na liście jako pierwsze, są starannie pakowane zgodnie z wytycznymi konserwatorskimi. Wcześniej przygotowane materiały, np. skrzynie z miękkim wypełnieniem przyspieszają ten etap.

4. Transport do miejsca bezpiecznego

Zgodnie z planem ochrony zabytków, eksponaty trafiają do wcześniej określonych bezpiecznych lokalizacji. Mogą to być podziemne skarbce, wcześniej ustalone magazyny lub obiekty partnerskie. Transport odbywa się w sposób kontrolowany, w warunkach minimalizujących ryzyko uszkodzenia. Kluczowe jest też prowadzenie dokumentacji, np. fotografii stanu eksponatu przed i po transporcie.

5. Inwentaryzacja po powrocie

Po ustaniu zagrożenia zbiory są dokładnie inwentaryzowane, porównywane z dokumentacją oraz sprawdzane pod kątem ewentualnych strat lub uszkodzeń. Na tej podstawie przygotowuje się raport końcowy, który zawiera nie tylko ocenę strat, ale też rekomendacje co do przyszłych działań i ewentualnej aktualizacji listy ewakuacyjnej. Następnie eksponaty wracają do ekspozycji lub magazynów.

Instrukcja ewakuacji

Ewakuacja zbiorów dotyczy sytuacji niespodziewanych i nagłych, dlatego też pracownicy muzeum powinni działać szybko, aby ograniczyć szkody. Instrukcja ewakuacji powinna być przechowywana w wiadomym miejscu, mieć zwięzłą, czytelną formę oraz zawierać podstawowe informacje takie jak: kierunki ewakuacji, miejsce składowania materiałów ochronnych i zbiorów, miejsca rozmieszczenia głównych zaworów i wyłączników instalacji będących w muzeum, wskazanie osób tworzących zespoły zadaniowe z zakresami obowiązków, sposobami powiadamiania oraz listą priorytetów. Instrukcja ma być dokumentem użytecznym i realnym w trakcie podejmowania szybkiej decyzji o ewakuacji. W proces jej sporządzania powinien być zaangażowany cały zespół pracowników muzeum, aby wypracować realne do wykonania zadania i oszacować niezbędne środki.

Lista ewakuacyjna – czym jest i dlaczego jest niezbędna?

Lista ewakuacyjna to niezbędne uzupełnienie kart ewakuacyjnych zabytków. Podczas sytuacji kryzysowej pomaga koordynować akcję ratowniczą i kontrolować postęp ewakuacji obiektów. Stanowi ona spis zbiorów wraz z informacjami kluczowymi.

Zalety listy:

• zapewnia kompletny przegląd wszystkich cennych obiektów,
• umożliwia precyzyjne ustalenie kolejności ewakuacji, co ewakuować jako pierwsze i dlaczego,
• minimalizuje ryzyko zapomnienia ekspozycji,
• oszczędza czas i zasoby w stresowej sytuacji,
• zawiera dane dotyczące pakowania i transportu,
• określa ilu ludzi potrzeba do każdego zadania,
• zapewnia efektywną koordynację zespołów ratowniczych,
• wskazuje lokalizację i szczegóły danego eksponatu (np. wagę i wymiary)
• wymienia narzędzia potrzebne do demontażu.

Lista ewakuacyjna działa najbardziej efektywnie w połączeniu z kartą ewakuacyjną, albowiem karta zawiera szczegółowe instrukcje dla każdego obiektu, takie jak np. sposób demontażu i drogę ewakuacyjną, natomiast lista jest jej uzupełnieniem, ponieważ zapewnia gruntowny przegląd i koordynację całej akcji. Razem tworzą kompletny system ratowania dziedzictwa.

Najczęstsze błędy przy tworzeniu listy

1. Za dużo ogólników – „zabytkowe obrazy z sali 3” bez opisu czy lokalizacji to zgubione minuty,
2. Brak informacji logistycznych – ilu ludzi, ile czasu oraz w jaki sposób zabezpieczyć dany eksponat,
3. Brak ćwiczeń – dokument, który leży na półce, nie chroni niczego,
4. Brak aktualizacji – nowa wystawa? Nowe obiekty? Wpisz je na listę jeszcze przed ich pojawieniem się w magazynach!

Podsumowanie

Ewakuacja zbiorów to nie opcja, a obowiązek i strategia. Nie czekaj, aż zagrożenie przyjdzie, lecz zacznij przygotowania już teraz. Zamów profesjonalną listę ewakuacyjną lub plan ochrony, zanim będzie za późno.